Некоторое время назад я понял всю мощь стандартов как бизнес инструмента. В связи с этим хочу поделиться нашим опытом работы с ними.
Что такое стандарт?
Немного общий теории ненаучным языком.
Стандарт — это документ, описывающий как должна быть сделана определенная операция внутри производственного процесса.
Все сотрудники должны выполнять работу согласно прописанному стандарту и если есть отклонения, такая работа не считается выполненной и отдает в переделку.
В качестве простого и наглядного примера можно взять небольшой процесс — покраска стены краской. В стандарте, можно прописать для какой поверхности какая используется краска, чем ее наносить и каким слоем.
Зачем нужны стандарты работы?
Я не осознавал необходимость стандартов до того момента, когда мне потребовался единый уровень качества продукции независимо от того кто работает в производстве. Проблема в том, что разные сотрудники, даже очень опытные, делают большую часть работы по своему усмотрению, как считают правильным. И на выходе мы имеем продукцию разную по качеству и иногда по содержанию.
Следующий момент, это участие в производственном цикле нескольких специалистов, которым приходится подстраиваться друг под друга. И чем больше проект и большее количество специалистов в нем участвует, тем больше времени тратится впустую не на работу с самим проектом, а на попытки понять как продолжить работу прошлого сотрудника.
Ну и к слову о специалистах — можно отметить очень полезную функцию стандартов, когда вы нанимаете новых сотрудников и вам надо их быстро «включить» в работу. Причем новый сотрудник может быть совсем новичком, но делая все по инструкции (стандарту), итогом его работы будет такой же по качеству продукт как и у опытного специалиста.
В некоторых видах бизнеса, стандарты нужны клиентам или партнерам. Например, в нашем случае мы делаем готовые сайты, которые покупают для своих клиентов другие разработчики. Наши стандарты, описанные и доступные для партнеров, помогают им экономить время и деньги, так как написанный нами код для них становится прозрачным и понятным в работе.
Как понять необходимость внедрения стандартов?
Стандарты лучше внедрять сразу. Как только предприниматель начинает нанимать разных сотрудников.
Важно не путать стандарт с должностной инструкцией. Простое различие между ними можно описать так — должностная инструкция описывает ЧТО должен делать работник, а стандарт КАК он это должен делать.
Причем разрабатывать стандарты руководитель может самостоятельно или совместно с сотрудниками.
Посмотрим еще один наглядный пример. Есть у меня хороший друг, который по профессии строитель. Отличный специалист, который делает все грамотно и качественно. Есть у него потребность расширяться и следовательно нанимать новых сотрудников. Чтобы не потерять уровень качества своей работы, ему надо написать стандарты для тех сотрудников, которых он будет нанимать и тех видов работ, которые они будут делать. К примеру, стандарт укладки линолеума или оклейка обоев. Там он опишет, как должна быть подготовлена поверхность, какие средства использовать для этого, какие виды клея должны использоваться для определенного вида стен и типа обоев, как рассчитать объем расходуемого материала на имеющуюся площадь поверхности и т.д.
Как внедрить стандарты работы?
У меня небольшой опыт в написании стандартов, но я делал по следующей схеме:
- Оцениваем масштабность производственного процесса, который мы хотим описать в стандарте. Если процесс очень большой, то стоит сделать общий стандарт по общему плану работ и выделить этапы, каждый из которых будет подробно описан отдельным стандартом;
- Написание стандарта, это пошаговое описание как нужно делать определенный этап работы. У нас работа с программным кодом, поэтому мы описываем помимо всего структуру хранения данных, названия переменных и т.д. В кулинарии в стандартах могут быть описаны пропорции и количество продуктов, время запекания и т.д. Писать стандарт должен человек знающий производство изнутри и являющийся профессионалом. Если в компании такого нет, надо нанимать в штат или приглашать для консультации компетентного специалиста этой отрасли;
- Когда стандарт готов, он должен быть опубликован и озвучен всем, кому предстоит по нему работать. Он должен быть в доступном месте и им должен пользоваться сам руководитель, при проверке и контроле исполнения стандарта. Если не контролировать его исполнение, то эффекта не будет. Сотрудники быстро поймут, что это просто очередное баловство директора;
- Далее документы стандартов могут постоянно дорабатываться и выпускаться в новых версиях, при необходимости. Например, появилось новое оборудование или новая технология для работы.
В заключении хочу сказать ключевой обобщающий момент для руководителя, решившего внедрять стандарты в своей компании. Сделав это, вы в разы повысите управляемость вашей компании и сможете эффективно управлять качеством выпускаемой продукции.