Складской учет в интернет-магазине

Если вы до открытия своего онлайн магазина не задумывались об организации складского учета, то будете вынуждены вернуться к данному вопросу при получении первых заказов. Причем, вопрос актуальности данных по остаткам важен как в классическом торговом бизнесе, так и в бизнесе по модели дропшиппинга, когда фактически вы не держите склада. Он столь же критичен и в мини-магазинах, когда ассортимент товаров не превышает сотни позиций. Давайте разберемся по порядку, начиная с вопроса для чего такой учет владельцу фирмы и заканчивая как это можно организовать.

Складской учет – это контроль товаров на складе. Их поступления, хранения, перемещения и выбытия. Результатом данного вида учета является точное определение в любой момент времени количества товаров доступных для продажи/отгрузки.

Обычно ни у кого не возникает вопросов зачем это более-менее крупным компаниям, которые осуществляют закупку в больших объемах, распределяют товары по множеству магазинов или продают их разным партнерам. Но зачем это небольшим магазинам? Вот тут все на полке у нас лежит, что есть в наличии. В любой момент можно посмотреть и посчитать. Вопрос отличный – отвечаем ниже.

Зачем вести учет складских остатков?

Интернет-магазин это не просто магазин. В обычной офлайн точки продаж посетитель заходит и выбирает из того, что есть на витрине. А если товар не выставлен клиенту, то для него по факту он отсутствует. Но в интернет-магазине все не так. В онлайн мы выставляем карточки товаров, но реальной связи с наличием товара нет. И часто у клиента складывается ложное впечатление, а по итогу большое разочарование, когда это оказывается что заказанного им товара нет у продавца.

Если сами не попадали в такую ситуацию, тогда представьте, что вы потратили деньги на рекламу и к вам на сайт пришел посетитель. Он выбрал товар, оформил заказ и ждет, что по условиям доставки ему его привезут уже совсем скоро. Но ваш менеджер, обрабатывая заказ, понимает, что по факту в наличии нет выбранных позиций. Что будете делать? Звонить клиенту и говорить., что товар привезете под заказ? Через неделю? Будет ли он ждать? А если клиент уже провел оплату? Посоветует ли он потом вашу фирму друзьям?

Другой пример для тех, кто планирует работу по схеме дропшиппинга. Вы выгрузили товар на свой сайт, вкладываете в рекламу деньги. Заходят клиенты и оформляют заказы на товары, которые у поставщика уже были распроданы. Заказы не выполняются, а вы теряете деньги и репутацию.

Еще пример. Если вы нацелены на серьезное развитие, тогда наверняка планируете подключаться к товарным площадкам, типа Яндекс.Маркет. Там есть обязательное требование, что рекламируемые товары должны быть в наличии. Если их не будет, то вас или будут отключать от площадки или вы наловите много негативных отзывов.

Как видно, все сводится к потере денег, вложенных в рекламы и негативным отзывам и впечатлениям от вашего интернет-магазина. А в условиях растущей конкуренции в онлайн торговли это будут непростительные ошибки ведущие к гибели закрытию компании.

Клиентские сценарии по покупке товаров в разрезе их наличия

Из нашего опыта работы с разными компаниями, кому создавали интернет-магазины, мы сформировали несколько общих сценариев и моделей поведения.

Итак, у вас есть товар А и его в наличии 2 штуки. Если клиенту нужна 1 штука или 2, то он оформляет заказ, и вы стандартно его выполняете. Другой вариант ему надо 4 штуки – что можно сделать в этой ситуации? Первое, это ограничить возможность выбора, чтобы больше 2 нельзя было заказать. Так же надо рассмотреть, сможете ли вы в ближайшее время привезти большее количество, Если да, то уведомите клиента о возможности поставки, но в рамках более длительных сроков.

Причем, тут может быть два варианта. В одном вы можете отгрузить сразу две штуки из имеющихся и получить оплату за данный заказ сразу. А дополнительные две штуки привезти позже отдельным заказом. Плюс этого варианта в том, что вы получите первые деньги от клиента и сделка состоится. Есть так же второй вариант, это всю сделку оформить как предзаказ на 4 штуки, а то, что есть в наличии можно пока продать кому-то другому. Этот вариант актуален в тех случаях, когда для клиента необходим целостный заказ на 4 штуки и делить он его не может.

Рассмотрим варианты, когда товара у вас в наличии нет.

Первое. Что приходит в голову предпринимателям с малым опытом, это скрытие карточки товара из видимости клиенту. То есть отключить или удалить товар из каталога. И это кажется логичным, ведь данной позиции нет. Но есть нюансы. Во-первых, карточка товара может быть уже проиндексирована поисковиками, и она приводит потенциальных клиентов на ваш сайт. Например, человек искал чашки для чая, попал на страницу чашек, которых уже нет, но вы ему можете показать новые чашки. Вдруг они ему еще больше понравится. Тут стоить помнить, что поисковой трафик для вас бесплатен и отказываться от него крайне неразумно. Во-вторых, бывает так, что вы можете товар привезти, если будет в этом потребность и надо показать потенциальным клиентам, что они могут сделать предзаказ.

Из описанного выше делаем вывод по возможным сценариям. Мы можем предложить альтернативный похожий товар, или получить заявку у клиента на предзаказ, или получить отклик об интересе к данному товару в виде кнопки «уведомить о наличии». В последнем случае клиент не обременяет себя обязанностью покупки, но вы можете взять его контакт и рассмотреть, как горячего клиента при следующей поставке. В эту же категорию можно отнести случаb, когда у вас нет товара на складе в одном городе, но данная номенклатура есть в соседнем городе. Такой товар можно привезти в рамках постоянных транспортных движений между складами без лишних затрат и рисков.

Те или иные сценарии надо рассматривать относительно вашего бизнеса и возможностей. И мы описали далеко не все. Самое главное спланировать их заранее. Лучше на этапе разработки технического задания для сайта. Чем лучше вы составите прогноз по возможным моделям поведения клиентов и свои действия, тем более эффективно сможете превращать лиды в реальные заказы.

Варианты организации учета товарных остатков

Вот мы подошли к финалу, когда есть понимание зачем и есть план по поведенческой модели пользователей. Как теперь вести сам учет?

Средствами самой системы управления сайтом

В некоторых системах управления есть встроенные возможности по складскому учету. Например, в своем небольшом интернет-магазине настольных игр и комиксов мы оформляем приход товаров через модуль интернет-магазина (он доступен в редакциях Малого бизнеса и Бизнеса).

В настройках системы у нас настроен количественный учет, который при оформлении заказа резервирует количество товара. Может отменить резерв, если заказ не оплачен в течение какого-то установленного времени. Для клиентов есть вывод доступного для покупки товара.

С совокупности с этим настроена выгрузка в нашу группу Вконтакте - только товаров, имеющихся в наличии.

Внешней учетной системой

Если у вас большое количество позиций, измеряемое сотнями и тысячами, тогда популярным решением является использование сторонних систем управления бизнесом ERP. В них ведется весь учет, а с сайтом настроена двухсторонняя интеграция. То есть в интернет-магазин поступают данные по остаткам, ценам и, часто, всем параметрам товаров, а в ERP приходят данные о полученных заказах. В этом случае работа с резервированием идет в учетной системе, а на сайт все транслируется из уже нее.

Самыми популярными на сегодняшний день системами можно назвать 1С и МойСклад.

Собственной разработкой

Стоит отметить о существовании и собственных разработок, которые могут быть созданы на базе как сторонних учетных систем, так и внутри системы сайта. К примеру, можно создать свой модуль для Битрикс24 и связать это со своим интернет-магазином.

Или допустим у вас интернет-магазин на базе Битрикс редакции Старт. Там нет модуля по складскому учету, но его можно сделать. Самое главное оценить, что выгоднее – сделать свой модуль или просто обновить редакцию на Малый бизнес.

Резюме

Мы вам описали общую схему, по складскому учету, не вдаваясь в более тонкие детали настройки, которые в дальнейшем обязательно расскажем. Но даже из этой статьи важно вынести следующие тезисы:

1. складской учет нужен даже в небольшом интернет-магазине;

2. его надо спланировать и лучше до запуска сайта;

3. при грамотном подходе с помощью складского учета можно продавать больше
   

На этом все. Увидимся в следующих статьях. А чтобы не пропустить наши свежие анонсы, не забудьте подписаться на нашу группу Вконтакте.