Как создать свой фирменный email с адресом сайта

Существуют мелочи, которые играют большую роль в формировании образа компании. Одной из таких является корпоративная почта. Давайте представим простую ситуацию – на выставке вам дал визитку один из сотрудников какой-то компании. Когда вы посмотрите на нее, какую почту вы ожидайте увидеть? Наверно, что-то с названием компании, а-ля boss@company.ru. Верно? Возможно, вас не смутить, если там будет какая-то бесплатная почта Яндекса или Mail. Однако как показывает практика, отношение к компании будет чуть серьезнее если в почте сотрудников присутствует фирменный домен.

Самое интересное в том, что в отличии от давних лет, когда на заре развития интернета в России создать фирменные email было, наверно, титанически сложно и дорого, сейчас сделать это очень просто. С этим справляются не только люди из отрасли разработки, но и те, кто от далек от этого. Достаточно иметь базовый опыт работы в интернете, каплю терпения и инструкцию, которую мы как раз для вас написали здесь.

Видеоверсия кейса

Сайт не обязательно, нужен только домен

Для создания корпоративных почтовых ящиков требуется только домен. То есть, наличие физического сайта не требуется, только сам адрес. Мы не будем рассказывать, как зарегистрировать домен, скажем кратко, что это можно сделать у любого хостинг провайдера. Но цены на один и тот же домен у разных регистраторов могут быть разные.

Когда у вас появился фирменный адрес в сети, тогда можно выбрать один из способов создания почтовых ящиков. Существует две наиболее распространённых схемы. Первая непосредственно на хостинге и вторая с подключением через сторонний почтовый сервис. Критичных различий в этих способах нет, вся разница только в деталях, а основной функционал приема и отправки писем будет работать в обоих случаях.

Почта для сайта на своем хостинге

У хостинг провайдеров услуга почтового сервера, как правило, входит в стандартный функционал популярных тарифов виртуального хостинга.Рассмотрим такое подключение на примере одной из известный в рунете компании Timeweb

Почта на Timeweb

Чтобы создать почтовый ящик, вам необходимо в панели управления выбрать раздел почты. Интерфейс тут интуитивно понятный и наверняка вы уже заметили список с выбором домена и кнопкой создать ящик.

В форме создания вы указываете логин, который будет частью адреса почты, и пароль. Можно так же написать комментарий, на случай если у вас будет их много и нужны пометки для быстрого ориентирования.

После создания повторяем операцию, если необходимо больше ящиков. У каждого потом можно делать свои отдельные настройки. Например, настраивать переадресацию или добавлять автоответчик. Еще одна удобная функция, это контроль исходящих сообщений – то есть все сообщения почты дублируются на указанный дополнительный адрес для контроля. Эта опция подойдет, например, когда руководитель отдела продаж хочет видеть все сообщения своих менеджеров, отправленных с корпоративных ящиков.

Когда все адреса созданы, как с ними работать?

Можно прямо в браузере. Для этого открываем ссылку - webmail.timeweb.ru. Вводим свой ящик, пароль и попадаем в удобную панель управления. Стоит отметить, что в отличии от бесплатных сервисов, типа Яндекс, Google и Mail, тут нет рекламы – ни баннерной, ни контекстной.

Еще один способ работать с созданными ящиками, это подключить программы по протоколу IMAP на подобии Outlook, Thunderbird и других. Для этого в выбранной программе создаем новый ящик и добавляем следующие настройки для отправки и получения писем:

Сервер для отправки почты (SMTP) - smtp.timeweb.ru.

Для отправки почты необходимо использовать SMTP-авторизацию:
Логин (имя пользователя) - адрес электронной почты;
Пароль - пароль от почтового ящика;
Порт SSL - 465.

Сервер для приема IMAP - imap.timeweb.ru.

Порт SSL - 993 (IMAP).

Почта для сайта через сторонний сервис

Все популярные почтовые компании дают возможность использовать их систему для работы с корпоративной почтой на вашем домене. Вам предстоит только выбрать ту систему, которая вам привычнее.

Общая схема подключения такая:

Подключаем домен и подтверждаем право на его владение;
Прописываем новые DNS записи у домена. Какие именно мы ниже напишем, так как они отличаются в зависимости от выбранной системы;
Создаем и настраиваем почтовые ящики

Работать с почтой, созданной через эти сторонние сервисы, можно так же через браузер, используя привычный интерфейс выбранной компании, или через компьютерные программы типа Outlook и подобных.

Теперь опишем необходимые настройки для каждого компании и стартовые цены по их тарифным планам.

Яндекс.Коннект

Стоимость: от 0 рублей

DNS настройки

mx 10 mx.yandex.net

Настройки для почтовых программ:

Входящая почта

Адрес почтового сервера — imap.yandex.ru;
Защита соединения — SSL;
Порт — 993.

Исходящая почта

Адрес почтового сервера — smtp.yandex.ru;
Защита соединения — SSL;
Порт — 465.

Google G Suite

Стоимость: от 5$ за пользователя в месяц

DNS настройки

mx 10 aspmx.l.google.com
mx 20 alt1.aspmx.l.google.com
mx 20 alt2.aspmx.l.google.com
mx 30 aspmx2.googlemail.com
mx 30 aspmx3.googlemail.com
mx 30 aspmx4.googlemail.com
mx 30 aspmx5.googlemail.com

Настройки для почтовых программ

Входящая почта

Адрес почтового сервера — imap.gmail.com;
Защита соединения — SSL;
Порт — 993.

Исходящая почта

Адрес почтового сервера — smtp.gmail.com;
Защита соединения — SSL;
Порт — 465.

Mail.ru

Стоимость: от 0 рублей

DNS настройки

mx 10 emx.mail.ru

Настройки для почтовых программ

Входящая почта

Адрес почтового сервера — pop.mail.ru;
Защита соединения — SSL;
Порт — 993.

Исходящая почта

Адрес почтового сервера — smtp.mail.ru;
Защита соединения — SSL;
Порт — 465.

Другие точки доступа в корпоративную почту

Кроме классических точек входа через браузер и локальные почтовые программы, которые устанавливаются на компьютер или ноутбук, есть и другие. Например, это может быть какая-то учетная система в вашей организации (ERP или CRM). Или может быть потребность войти в почтовый ящик сотрудника через портативное устройство. Все это возможно и, как правило, не зависит от того каким образом вы создавали корпоративный email.

Работа с корпоративной почтой из Битрикс24

В популярной системе управления компании Битрикс24 можно не только подключиться к вашей корпоративной email системе, но и плотно интегрировать ее в бизнес-процессы. В пару кликов можно создавать на основе письма задачи. Можно сразу их делегировать. Можно отвечать на письма из карточки сделки или из карточки компании.

Для настройки используются параметры, описанные нами выше. Просто выбираем соответствующий сервис и вводим данные для подключения.

Корпоративная почта со смартфона (Android, iPhone, Windows Phone)

В современном динамичном ритме, огромное количество предпринимателей и сотрудников пользуются мобильными устройствами и работают с почтой, что называется, на ходу. Для того, чтобы созданные фирменные ящики стали доступны для работы с вашего устройства, вам потребуется одно из почтовых приложений. Это может быть фирменное от яндекс, Google или Mail.ru. Может быть приложение вашей CRM системы, типа Битрикс24. А может быть просто популярная почтовая программа, в которой подключаются ящики из любой системы.

Для связи так же используется протокол IMAP и настройки, которые мы писали ранее. Вам надо только выбрать программу, через которую вы хотите работать и по шагам ввести соответствующие настройки.

Резюме

Несмотря на большой объем статьи, все подключается быстро. И отсутствие на визитке доменной почты сегодня будет скорее расценено как лень, чем технические или финансовые сложности. Мы просто описали вам разные возможные варианты. Теперь вам остается только выбрать один из них и сделать себе фирменную почту.