Простая схема автоматизации, управления и учета в МФО или МКК

В 2014 году, когда вышла первая версия готового решения «Типовой сайт для МФО/МКК» мы мало, что знали о полной схеме бизнес-процессов в микрофинансовых организациях. Но с того момента успели поработать с десятками фирм, которые его покупали.

Для кого-то это был сайт для галочки, чтобы просто соответствовать требованиям регулятора и опубликовать в сети полные условия предоставления займов и информации о компании.

Но для некоторых компаний это был реальный бизнес инструмент, играющий важную роль в привлечении новых клиентов и ежедневной работе с ними. Запустить готовый сайт в базовом функционале очень просто – это делается за час. А вот наладить взаимодействие с заемщиками через него, настроить обработку заявок, обеспечить быструю проверку потенциальных клиентов, запустить рекламные каналы и многое другое, эти процесс требовали индивидуальной работы с каждым нашим клиентом.

На основе полученного опыта, с уверенностью можем сказать, что общая схема построения процесса автоматизации и учета в МФО/МКК нами была освоена и проработана в разных вариантах. С разным программным обеспечением. И не вдаваясь в некоторые детали мы хотим обрисовать эту схему, описать ключевые звенья в ней и задачи, которые они решают.

Уверены, что информация будет очень полезна тем предпринимателям, кто желает открыть бизнес в сфере микрозаймов или уже в нем работает и желает оптимизировать процессы, увеличив, тем самым, прибыль и управляемость компании.

Общая картина

Мы выделяем всего 3 составляющие в организации процесса работы:

1. Зона взаимодействия с клиентом

2. Зона обработки данных клиента и управленческого/бухгалтерского учета

3. Зона финансовых операций

Все они взаимосвязаны. И каждая может быть модифицирована под особенности вашей компании. Об этом чуть подробнее.

Зона взаимодействия с клиентом

Первая задача этой зоны получить заявку от потенциального клиента или уже состоявшегося заемщика. Для этой цели вы можете использовать как обычный офис, так и онлайн представительство в виде сайта. Это то место куда вы направляете ваш рекламный трафик.

Следующая задача данной зоны, это взаимодействие с клиентом по вопросам его займа. Какой график платежей? Сколько начислено штрафов за просрочку? Размер суммы для досрочного погашения? Ответы на все эти вопросы клиент может получить в рамках этой зоны.

Организация поддержки по телефону тоже входит в данное звено и необходимо будет решить какую систему телефонии использовать. Может быть просто городской номер в офисе или онлайн телефония с арендой номер 8 800.

Зона обработки данных клиента и управленческого/бухгалтерского учета

Если с первой частью в целом все понятно и для организации можно быстро запустить сайт (например, на базе нашего решения), сделать некоторые индивидуальные доработки и вы готовы для приема заявок. То вот со следующим этапом все сложнее. Но начнем с задач.

Итак, первоочередная задача – это проверка клиента. Существующие ли паспортные данные он указал? Какова его кредитная история? Какая оценка кредитоспособности заемщика? Это то что обычно проверяют менеджеры компании для основания одобрения или отказа. Причем это должно происходить быстро, ведь в современных условиях вы имеете все технологии для этого.

Далее не менее важной задачей является бухгалтерский и управленческий учет внутри компании. Наверно, это можно сделать на коленке, если вы не собираетесь расти как компания. Но когда у вас в управлении клиентская база из нескольких сотен человек, в обороте крупные финансовые средства, возможно желание выстроить сеть из нескольких офисов, тогда стоит тщательно подойди к выбору программного обеспечения для этих задач.

И вот тут основная сложность, где владельцы бизнеса начинают теряться. Программ достаточно много и все обещают быть лучшим решением. Правда у одних оно стоит в рамках 100 000 руб. А у других от 500 000 руб и больше. Встречаются даже решение за несколько миллионов.

Мы работали с разным программным обеспечением, но в данной статье не будем делать обзоры каких-то конкретных фирм. Однако напишем некоторую классификацию, которую мы выявили, и которая помогает определиться нашим клиентам.

• Есть программное обеспечение устанавливаемое локально на одном компьютере (например, у вас в офисе) и есть работающие в режиме онлайн-сервиса через браузер на любом компьютере (например, бухгалтерия от СКБ Контур);

• Есть программное обеспечение, работающее на базе 1С и есть со своим собственным ядром;

• Есть программы, которые надо выкупать сразу в полной сумме, а есть которые вы используете по подписке с ежемесячными платежами;

• Есть программы со встроенным бухгалтерским учетом, а есть без него;

• Есть очень дорогие и есть более доступные;

Теперь совет: как понять какую программу выбрать?

Для этого необходимо написать с каким предприятием вы хотите стартовать. Это будет небольшой офис с одним менеджером, или сайт и выдача займов только онлайн? Или может вы хотите сразу несколько офисов или комбинацию «офис + сайт для всей России»?

Далее спланируйте, по какому вектору планируете развиваться. Открывать новые офисы с новыми менеджерами или увеличивать территорию охвата онлайн продвижения?

Когда у вас понятен старт и цель для роста, составьте список функций для учетной программы на первом и следующем этапе.

Стоит обращать внимание на такие показатели:

• рост количества сотрудников компании, которые будут работать с программой учета

• расширение клиентской базы новыми сегментами, например, к физическим лицам вы добавите юридические. Или начав с сайта, вы захотите открыть еще и офис, чтобы выдавать займы в живую. Возможно из-за этого вам потребуются новые модули для расширения функционала

Далее эту информацию отправьте во все компании, программное обеспечение которых вам приглянулось. И получите коммерческие предложения по стоимости и возможности реализации того что вам требуется. Какие-то из них вы сразу будете отсекать по уровню цены, а из остальных уже можно выбирать.

Как правило у всех есть демонстрационный пример, где можно побаловаться протестировать программу в действии. Не упускайте эту возможность. Ведь удобный интерфейс это важный момент, позволяющий в будущем вам сэкономить на обучении персонала.

Зона финансовых операций

Задача этой зоны проста – выдача займов и приемка средств у заемщиков.

Если с офисом и наличными все более-менее понятно, то с онлайн выдачей чуть сложнее. Возможность перечислять средства вам может дать банк, в котором у вас открыт расчетный счет, если у него есть соответствующие инструменты. Или это могут быть интеграторы, такие как Яндекс Касса.

Причем мы говорим именно о быстрых платежах, заемщики не будут полдня ждать перевод средств на карту.

После выдачи средств важно дать клиенту возможность удобно его погашать. Некоторые наши клиенты выдавали деньги только в офисе, а вот платежи принимали и в офисе, и на сайте.

Звенья одной цепочки

Несомненно, стоит отметить, что при планировании этих частей автоматизации, важно учитывать их взаимосвязанный. Например, заявки с сайта должны попадать в учетную программу. Выданные заемщику деньги должны отражаться сразу в бухгалтерском учете и в личном кабинете на сайте (если он есть). Обмен документами между звеньями и фиксация событий, должны проходить без задержек и потери данных.

Обращайтесь к нам, если вам потребуется помощь при организации таких сложных и важных процессов, как автоматизация и учет в МФО и МКК